"Zen e il Project Management"

Problemi e Soluzioni.
Problemi quali la consegna tardiva cronica, progetti che “sforano” il budget, annullamento di progetti, la qualità del prodotto scarsa e i progetti instabili, sono comuni in molti progetti. Per la maggior parte, questi problemi persistono perché la gente non impiega tempo per valutare i processi ed effettuare i cambiamenti che risolveranno le cause sottostanti.
Analisi Causa-Effetto
Una delle tecniche critiche nel Quality Management è l’Analisi delle Cause, per esempio, l’ analisi di Ishikawa, utilizzate per identificare le cause dei problemi alla radice. Le cause originarie sono quelle che generano le circostanze a cui i problemi sono dovuti. Quando identifichiamo le cause, alla radice di tutto il problema troviamo difetti di processo. Cioè le parti del processo effettuate, o non stanno funzionando come previsto o, pur funzionando, causano problemi in altre parti del processo.
L'orientamento dei processi
In generale, un processo è l’insieme dei passi verso un obiettivo: un modo di fare qualcosa. Avere un orientamento di progetto significa essere consapevole del processo e riconoscere che il processo può essere soggetto a cambiamenti volontari e involontari.
La visuale d’insieme evidenzia che tutta l'attività sta presentandosi come componente di un processo. Ogni processo esiste in un più vasto contesto (per esempio, un ambiente di affari) in cui possono esserci processi multipli.
Un processo può essere articolato formalmente (con o senza documentazione convenzionale) oppure no. In qualsiasi caso, è definibile un processo composto da un insieme di attività, effettuato da persone e/o macchine, che sono strutturate solitamente nelle unità organizzative. Ciascuna attività hanno risultati ed i risultati legano insieme le attività e legano l'un processo ad altri processi nel relativo ambiente. Il processo è il fondamento per l’efficacia delle prestazioni.
Project Management Process
Il Project Management è un processo. È descritta nella guida di PMI PMBOK® come un insieme ad alto livello di gruppi di processi (Initiating, Planning, Executing, Controlling e Closing) che a loro volta si compongono di elementi che utilizzano tecniche e concetti che variano dal Scope Management, al Time Management, Cost Management, H.R. Management, Quality Management, Procurement Management, Risk Management and Communications Management. L’ Integration management si accerta che gli elementi del progetto siano coordinati correttamente.
Lessons Learned
I principii del Project management includono il concetto di imparare da che cosa è stato fatto. Le revisioni del dopo progetto (o dopo fase) valutano il modo con il quale abbiamo lavorato e che cosa possiamo fare per migliorare le prestazioni sui progetti futuri (o sulle fasi future del progetto). Mentre i concetti e le lezioni apprese dalla revisione del dopo progetto hanno un approccio al migioramento orientato ai processi, non vanno abbastanza lontano nel fornire i benefici tipici della visione complessiva sull’orientamento dei processi stessi.
La consapevolezza “momento per momento”.
Si riferisce alla capacità di riflettere continuamente sul processo mentre lo si effettua. Più la gente è informata su cosa stanno facendo, perchè lo stanno facendolo, come lo stanno facendo e che effetto stanno ottenendo su se stessi e sul loro ambiente, più potranno ottimizzare le loro prestazioni e comportamenti per realizzare meglio i loro obiettivi.
Riflessione continua
Dobbiamo chiederci che cosa indendiamo con “riflessione continua” nella definizione della consapevolezza “momento per momento”. Continuo, in definitiva, significa senza interruzione: essere sempre coscenti del proprio processo. Poiché essere sempre consapevoli non è così facile, ammorbidiamo la nostra definizione di “continuo” in modo da intendere una serie di momenti “periodici” in cui siamo informati del nostro processo.
Process Review – revisione di processo
Facciamo un passo ulteriore e riconosciamo che è utile avere un certo segnale o struttura convenzionale per essere informati del nostro processo. La Process Review è una di queste strutture. Per un project team, la revisione di processo è simile ad una mini revisione di dopo progetto. Fornisce un momento per evidenziare e richiamare gli argomenti trattati. Tali argomenti spaziano dalla comunicazione interpersonale, all’ efficacia della comunicazione, come delle prestazioni di specifiche procedure e strumenti. Come per tutte le attività di revisione, una checklist/agenda aggiunge utilità significativa. Occorre notare la differenza fra il monitoraggio dei processi e il monitoragio sull’avanzamento degli stessi. Il monitoraggio sull’avanzamento è focalizzato sulle attività che sono fatte o non sono fatte, cosa è necessario e l'identificazione dei problemi e delle loro cause. Il monitoraggio del processo è focalizzato sul come si sta facendo e come potrebbe essere migliorato. Gli elementi dei processi da rivedere, sono identificate spesso durante la revisione sull’avanzamento, per esempio l'identificazione della causa di un problema.
Consapevolezza individuale del processo
Come individui, possiamo avvantaggiarci noi e il team di progetto, mantenendo una consapevolezza di processo relativamente continua. A livello individuale significa “emergere” dal proprio lavoro per valutare che cosa si sta facendo, come lo si sta facendolo, come influenza gli altri, ecc. La consapevolezza continua dei processi è al cuore dello Zen del Project Management. I prossimi paragrafi discutono la consapevolezza continua e come esercitarla.
La consapevolezza continua
Il processo continuo di consapevolezza è molto meno formale della revisione di processo per un work-group. È una consapevolezza generale che può essere coltivata per essere operativa durante tutto il periodo nel quale stiamo lavorando alle nostre mansioni specifiche. Fino a che non coltiviamo veramente la consapevolezza continua, possiamo usare alcuni segnali esterni o un metodo per ricordarci di rilevare periodicamente lo stato attuale. Per esempio, si potrebbe decidere di dedicare i primi o gli ultimi 10 o 15 minuti di ogni giorno per pianificare le attività della successiva giornata, settimana, o per ottenere un’immagine più ampia dello scenario all'interno del quale ci si muove. Alternativamente, potremmo attuare una mini revisione ogni volta che abbiamo un problema. ”Come posso intervenire cambiando il modo con il quale lavoro?” potrebbe essere una domanda da porsi. Avere un programma di progetto pubblicamente condiviso e dando periodicamente ai diversi esecutori la visione d’insieme, i programmi e le relazioni sullo stato attuale, si contribuisce a promuovere un orientamento di progetto. Ricorda alla gente il contesto all'interno del quale stanno lavorando. Ciò permette loro di lavorare con maggior cognizione e ad identificare più facilmente le contraddizioni e gli errori.
Sollevarsi dal contesto
È molto comune (ed utile) mettere a fuoco a fondo il contenuto di che cosa si sta facendo e, a volte, perdiamo le tracce di tutto ciò che sia fuori della nostra struttura corrente di riferimento, che è l'attività corrente ed il uso contenuto. In una certa misura, la nostra concentrazione ci ha indotti ad essere chiusi nel nostro lavoro e, per questo, ciechi a tutto ciò che accade intorno noi. È accettato generalmente che la nostra efficacia sull'operazione in se aumenta al concentrarsi sull'operatività. Se lavoriamo continuamente “a testa bassa”, corriamo il rischio di non potere vedere il nostro processo per niente. Per essere più efficaci abbiamo bisogno del giusto equilibrio di consapevolezza e concentrazione.
Conclusione
Voi e il vostro team, state impiegando abbastanza tempo per rivedere e migliorare il vostro processo? Alla fine, dobbiamo passare la maggior parte del nostro tempo per realizzare il processo. Se passiamo poco o nessun tempo sull’analisi del nostro processo, rischiamo di perpetuare comportamenti negativi e di perdere occasioni per ottimizzare continuamente i processi stessi. L’approccio Zen al PM promuove la consapevolezza continua sul come facciamo cosa stiamo facendo. Ciò conduce ad individuare la fondamentale relazione tar il modo con il quale operiamo e la qualità del risultato. Dobbiamo coltivare l’umiltà per riconoscere che tutto che facciamo è sicuramente migliorabile. La consapevolezza continua permette lo sviluppo personale così come il miglioramento delle prestazioni del team. Ciò conduce all’eccellenza.

George Pitagorsky.