Questa attività include tutti i processi destinati a diffondere e immagazzinare in tempo tutte le informazioni necessarie al progetto: essa consente di comunicare nel linguaggio del progetto.
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Planning delle Comunicazioni
Determinare l'informazione e le comunicazioni richieste dagli stakeholders; cosa, quando, come e a chi fornire le informazioni
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Distribuzione delle Informazioni
Rendere disponibili le informazioni necessarie in tempo utilt agli stakeholders
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Report sulle Prestazioni di Progetto
Acquisire e distribuire le informazioni sull'evoluzione del progetto: stato attuale, valutazione progressi e proiezioni
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Chiusure Amministrative della Documentazione
Generare distribuire ed elaborare tutta la documentazione necessaria a formalizzare la conclusione delle fasi di progetto.
È necessario valutare sia le procedure (modelli di comunicazione) sia i supporti di comunicazione, lo stile delle comunicazioni, le tecniche di presentazione nonchè quelle di gestione dei meeting.
| Pianificazione delle Comunicazioni |
L'organizzazione del progetto è strettamente legata al planning delle comunicazioni: esse devono adeguarsi continuamente all’evolversi del progetto.
In input abbiamo:
Specifiche sulle comunicazioni di Progetto: sono legate alle responsabilità ed alla struttura del progetto, alle competenze individuali, alla logistica e dislocazione delle persone ed alle necessità esterne (i.e.comunicazioni con i mass media)
Tecnologie per le comunicazioni: identificazione di quali strumenti/tecniche usare di volta in volta, la verifica dell'importanza della tecnologia per il progetto, l'affidabilità esistente di queste tecnologie, la capacità da parte degli utenti di usarla e la durevolezza della tecnologia scelta per tutto l'arco del Progetto
Vincoli, ad esempio riservatezza e risorse disponibili
Ipotesi sul funzionamento del sistema di comunicazione
Analisi degli stakeholder
Tramite questa fase si cerca di identificare caratteristiche e necessità di ciascun stakeholder/gruppo per quanto riguarda l' informazione nel progetto.
In Output si ottiene:
Piano per la Gestione delle Comunicazioni
Si tratta di un documento che include tutte le procedure ed i sistemi per raccogliere, archiviare, distibuire l' informazione, una struttura per la distribuzione dell’informazione (cosa a chi), una descrizione dell' informazione che viene distribuita (formati, contenuti, livello di dettaglio), uno scheduling per la distibuzione e metodi per accedere ai dati registrati
Il piano contiene anche le pratiche per aggiornare il sistema di gestione dell'informazione.
| Distribuzione dell'Informazione: Input, Output e Tools |
Si tratta del processo che provvede a distribuire a tutti gli stakeholders l'informazione necessaria sul progetto.
Si basa in effetti sui risultati del lavoro di progetto, sul piano per la gestione delle comunicazioni e sul piano generale del progetto.
Tra le tecniche per la distribuzione è importante valorizzare gli skills sulle comunicazioni a tutti i livelli (interna al progetto, esterna al cliente o al pubblico) e di tutti i tipi (orale, scritta), formale (reports) e informale (conversazioni), verticale e orizzontale.
Ovviamente deve esistere un sistema per ricercare l'informazione ed uno per la distribuzione automatica, spesso questi strumenti si basano su strumenti informatici quali Dbase centrali e SW collegati in rete.
Quali risultati si ottengono tutti i record del progetto (memo, note, corrispondenza, reports e documenti), tutti questi dati vanno eventualmente mantenuti su base parzialmente personale da parte degli stakeholders.
| Report sulle Prestazioni del Progetto e suoi Input. |
Il Performance Reporting coinvolge tutte le attività per acquisire dati sulla prestazione del progetto e distribuirli; questo processo include:
Status Reporting à Stato Attuale del Progetto
Progress Reporting à Quali obiettivi il Progetto ha raggiunto
Forecasting à Previsioni sull’ Evoluzione del Progetto
Queste informazioni sono normalmente legate allo schedule, ai tempi, ai costi, alle risorse, alla qualità ed allo scopo del progetto; possono essere da prepararsi comunque o solo sulla base di condizioni particolari.
In Input si usa il project plan, i dati sui deliverables già consegnati più dati addizionali ed ausiliari sul progetto.
Performance Reviews
Sono meetings destinati a determinare lo stato di avanzamento del progetto, in questa occasione si applicano le diverse tecniche per l'analisi del progetto.
Analisi della Variazioni
E un’analisi comparata tra i risultati attuali del progetto in termini di confronto valore atteso/valore effettivo, spesso riguarda costi e tempi, ma si può condurre anche su obiettivi, rischi e qualità ed è altrettanto importante.
Trend Analysis
Analisi di tendenze per proiettare le prestazioni sul futuro, si possono usare strumenti semplici (regressioni) o complessi (i.e. che considerino stagionalità e/o oscillazioni)
Earned Value Analysis EVA
E una delle forme più comuni in uso per l' analisi della varianza
Tecniche e strumenti per la distribuzione
dell’Informazione
Tutte le tecniche utilizzate per definire il Communication Management Plan.
Consente di misurare sia la performance tecnica che la performance economica del progetto, utilizzando il denaro come unità di misura;
§ fornisce indicazioni su Tempi, Costi e Produttività;
§ produce indici di performance di immediata lettura per il management.
Scostamento fra Preventivo ed Eseguito.
Per analizzare, ad una certa data, lo scostamento fra il Piano e quanto è stato realizzato, basta fondamentalmente comparare le seguenti grandezze:
Lavoro previsto (in piano)
Lavoro prodotto
Costo sostenuto
Il confronto va effettuato sia per ciascuna Attività, che per i diversi livelli della ABS, fino all'intero progetto.
In questo modo si può valutare la performance dell'intero progetto, ma si possono anche conoscere i contributi (positivi o negativi) forniti da ciascun settore al risultato complessivo.
Per rendere omogenee le suddette grandezze, la tecnica Earned Value le riporta tutte a un valore economico, introducendo per ciascuna un parametro di misura:
| L’ EVA e una tecnica molto diffusa che si basa sul calcolo di tre valori chiave per ogni attività: | ||
| BCWS | Budget Budgeted | Cost of Work Scheduled |
| ACWP | Costo Attuale | Actual Cost of Work Performed |
| BCWP | Earned Value | Budgeted Cost of Work Performed |
BCWS - Budget Cost Work Scheduled (Lavoro Previsto al Costo di Budget)
E' la misura del Lavoro Previsto: rappresenta il valore del Lavoro Programmato espresso in termini di Budget.
Abbiamo visto che ad ogni Attività in Piano corrisponde un Costo previsto, che ne rappresenta il Valore.
Se il Piano ha previsto che, alla data attuale, l'Attività sia stata completata, BCWS è pari al Costo dell'Attività stessa.
Se viceversa il Piano ha previsto che in data odierna
l'Attività si trovi a "x per cento" dell'avanzamento, BCWS è pari a
"x per cento" del Costo previsto dell'Attività.
BCWP - Budget Cost Work Performed (Lavoro Realizzato al Costo di Budget)
E' la misura del Lavoro Realizzato: rappresenta il valore del Prodotto Realizzato, espresso in termini di Budget.
Se l' Avanzamento dell'Attività, quale risulta dalla Rilevazione, risulta oggi pari ad "x per cento", BCWP (il Valore di quanto ho realizzato) vale "x per cento" del Valore dell'Attività (ossia del Costo previsto).
ACWP - Actual Cost Work Performed (Costo Sostenuto per il Lavoro Realizzato)
Rappresenta i Costi sostenuti finora per l'Attività.
Corrisponde all'Impegno di spesa per l'Attività, quale risulta dalla Rilevazione di Avanzamento.
Si puo ragionare anche su valori discreti del completamento per stimare l’Earned Value (i.e. 10% - 20%… oppure anche solo 0% o 100%.)
L'uso combinato di questi termini fornisce i parametri di valutazione:
CV = BCWP - ACWP Cost Variance
SV = BCWP - BCWS Scludule Variance
CPI= BCWP/ACWP Cost Performance Index
CV - Scostamento del Costo
Rappresenta la variazione di Costo (rispetto al Valore) per il Lavoro realizzato.
Se il valore CV è positivo, il costo dell'attività è inferiore al costo preventivato, ovvero i costi effettivi sono inferiori ai costi previsti, per il livello corrente di completamento dell'attività.
Se il valore CV è negativo, il costo dell'attività è superiore al preventivo e i costi effettivi sono superiori ai costi previsti, per il livello corrente di completamento dell'attività.
SV – Anticipo (ritardo) nella realizzazione
Rappresenta l'anticipo nell'avanzamento dell'attività rispetto al piano.
Il Ritardo (o l'anticipo) sono espressi in termini economici:
"si sarebbero dovuti realizzare, ma non si sono fatti, prodotti per un valore di x lire"
Se il valore SV è positivo, l'attività è in anticipo rispetto alla previsione.
Se il valore SV è negativo, l'attività è in ritardo rispetto alla previsione in termini di costo.
Il valore SV è espresso in unità di valuta, le stesse unità utilizzate nel campo CV: ciò semplifica il trasferimento dei valori SV e CV su un unico grafico.
CPI - Indice di Produttività)
CPI = 1 indica che la Produttività è quella prevista in Piano.
CPI < 1 indica che la Produttività è inferiore a quella prevista in Piano.
CPI > 1 indica che la Produttività è superiore a quella prevista in Piano.
Notiamo esplicitamente che la Produttività non ha alcun rapporto con il rispetto delle scadenze.
Spesso si usa la CPI complessiva per fare previsioni sui costi del Progetto al completamento: mentre spesso si fa riferimento al SPI= BCWP/BCWS (Schedule Performance Index) per la stima sulla data di completamento.
I parametri dell’EVA sono spesso il riferimento per le stime e le previsioni future sia sui tempi (SPI) che sui costi (CPI).
L'adozione della Tecnica Earned Value consente al management di farsi un'idea immediata di come procede un Progetto, di qualsiasi complessità, valutando soltanto qualche indice.
Immaginate la differenza di efficienza rispetto a situazioni diverse, in cui si scrivono relazioni fiume...
Inoltre, se gli indici indicano una situazione negativa, non c'è relazione che possa smentire le cifre!
La Tecnica EARNED VALUE ci ha fornito le indicazioni sugli scostamenti fra l'andamento reale dei lavori e le previsioni contenute nel piano.
A questo punto, se le performance dei tempi e dei costi non sono soddisfacenti,
§ si individuano le cause dei problemi
§ si decidono le azioni correttive
§ si produce una nuova versione del piano
§ si determinano le nuove previsioni di Tempi e Costi.
I problemi che si manifestano nella attuazione dei progetti possono risalire a cause specifiche, da valutare naturalmente di volta in volta.
Le attività successive di Ricerca delle soluzioni correttive e di produzione di aggiornamento del piano, consistono di fatto in una Ripianificazione e quindi si realizzano secondo la metodologia della fase di PIANIFICAZIONE.
EARNED VALUE ci supporta invece nell'ultima attività, per calcolare le performance tecniche ed economiche del nuovo piano (o meglio per comparare vari piani alternativi tra i quali scegliere).
Per introdurre i parametri considerati da Earned Value, consideriamo il grafico seguente (che rappresenta l'estensione nel tempo del grafico già esaminato):
§ la curva blu è il piano iniziale del progetto
§ la curva verde rappresenta il Lavoro svolto; questa curva è ovviamente limitata alla data odierna.
§ la curva rossa rappresenta le spese sostenute fino ad oggi (tratto continuo) e le previsioni di spesa derivanti dalla nuova versione del progetto (tratto a punti).
Nell'esempio, il progetto termina successivamente alla previsione iniziale: il ritardo è definito
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ESV |
Estimated Scheduling Variance |
(Ritardo di Consegna Stimato)
Rappresenta lo slittamento (stimato ad oggi) della Data di consegna inizialmente prevista.
Per quantificare le variazioni economiche indotte dalla nuova versione del piano, si introducono nuovi parametri:
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PARAMETRO |
SIGNIFICATO |
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Budget assegnato ad inizio progetto. |
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Costo finale stimato |
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Costo stimato per completare il progetto |
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Variazione stimata dei costi complessivi |
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BAC |
Budget At Completion |
(Budget assegnato inizialmente per l'intero progetto)
BAC rappresenta l'investimento deciso inizialmente dall'azienda per il progetto.
Per aumentarlo, occorre una autorizzazione formale della Direzione, dal momento che si riflette direttamente sulla Redditività del progetto (a meno di non aumentare il prezzo pagato dal cliente).
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EAC |
Estimated final cost At Completion |
(Costo finale previsto per il progetto)
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ETC |
Estimated
Cost To
Complete |
(Costo stimato per completare il progetto)
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ECV |
Estimated
final Cost
Variance |
(Variazione stimata dei costi complessivi)
Rappresenta l'assegnazione ulteriore di budget da richiedere per il completamento del progetto.
Si precisa che i vari Parametri ed Indici presentati vengono calcolati automaticamente dai più diffusi software di Project Management, una volta inserito il Piano di progetto.
La Ripianificazione del progetto è una attività periodica, dal momento che raramente le cose vanno del tutto come pensavamo.
E' per questo motivo che si prevedono sempre, dei margini di sicurezza, sia rispetto ai tempi di consegna che ai costi:
§ si considera un congruo periodo di tempo per il recupero di eventuali ritardi;
§ si inserisce nel budget una "Riserva Gestionale" (normalmente non superiore al 10% dei Costi Diretti).
Una volta considerate le suddette riserve, come voci esplicite del Budget, i singoli compiti devono essere stimati realisticamente senza introdurre ulteriori cautele.
Un'altra regola chiara è che il Budget del progetto non può essere superato, a meno di:
§ rinegoziazione formale degli obiettivi con il cliente;
§ autorizzazione della Direzione a seguito di variazioni stravolgenti del processo di lavorazione / esecuzione.
Performance Reports
Sommari che contengono i risultati del performance analysis dettagliati al giusto livello di dettaglio per gli Stakeholders di riferimento.
Spesso si usano Bar Chart (GANTT), Curve a S, istogrammi, tabelle.
Richieste di cambiamento
L’analisi della prestazione di progetto spesso genera richieste per cambiarne qualche componente; queste richieste debbono essere gestite come descritto dai vari sistemi di controllo (i.e. scope change control)
| Chiusura Amministrativa: Input, Tools e Output |
Ogni fase di progetto richiede dopo il conseguimento degli obiettivi o la sua eliminazione, la sua chiusura amministrativa; questa consiste nel verificare e documentare i risultati del progetto e la loro accettazione formale; si includono quindi tutti i dati di progetto e le stime sul successo dell’attività in corso; essa non va ritardata a conclusione del progetto ma gestita durante la sua naturale evoluzione.
In input abbiamo la documentazione sulle prestazioni conseguite, la documentazione sul prodotto del progetto e tutti gli altri dati collegati; quali tools si usano le tecniche per valutare la prestazione; si procede quindi a inviare tutto agli archivi tenendoli aggiornati con particolare attenzione agli aspetti economici e finanziari.
Tutta la documentazione che richiede approvazioni formali (sponsor o cliente) deve essere preparata e distribuita.