| Gestione dei Costi |
L'obiettivo di questa attività e di garantire che il progetto possa essere completato con il rispetto dei costi:
o
Pianificazione delle Risorse
Determinare in tipologia, carattristiche e quantità le risorse da impiegare (uomini, mezzi, attrezzature, materiali) nel Progetto
o
*Stima dei Costi
Effettuare una stima dei costi relativa a tutte le risorse necessarie
o
*Budget del Costi
Allocare la stima guerale dei costi ai singoli elementi della WBS
o
*Controllo dei Costi
Contenere l'andamento dei costi e Regolare i cambiamenti di Budget
*Per piccoli progetti questi processi possono
coincidere
La pianificazione finanziaria talvolta è fatta a priori esternamente al PM, in caso contrario ovviamente diventa parte di questa attività.
Dato che le misure sui costi evolvono nel tempo (i.e. costo di un nuovo modello di aereo: in sede di offerta, all'ordine, alla consegna) bisogna utilizzare dei riferimenti controllabili per valutare la prestazione corrente (i.e. eventuali premi/termini contrattuali).
Bisogna definire in tipo e quantità le risorse necessarie collegandole direttamente ai costi (si deve conoscere il costo della manodopera locale per Construction Project e gli skill disponibili in loco).
Sono Input di questo processo:
§ WBS che permette di identificare gli elementi del Progetto
§ Relazione sugli Obiettivi e SOW
§ Dati storici relativi alle risorse usate in progetti similari
§ Descrizione delle risorse disponibili e delle loro capacità
§ Politiche Organizzative relative all'affitto di materiale, equipaggiamenti e nuove specifiche assunzioni.
Quali tools si utilizza fondamentalmente il giudizio di esperti e tecniche di gestione generali per identificare nuove possibili alternative.
Il risultato di questa attività è la definizione delle risorse necessarie in quantità e tipi per ciascun elemento del WBS, esse verranno quindi destinate al progetto, acquisite o assunte.
Si deve definire in modo approssimato il costo delle risorse richieste per il completamento del progetto, ovviamente per i progetti con contratto il costo deve essere distinto dal prezzo.
La stima dei costi va effettuata valutando la convenienza di maggiori costi di sviluppo a fronte di più contenuti tempi che comportino altri aumenti in costi o penali.
In Input utilizziamo:
WBS: al fine di verificare che ogni elemento della WBS sia stimato in costo
Risorse da Richiedersi: quale elenco delle risorse necessarie
Costi Unitari delle risorse: i costi unitari devono essere noti o stimati (costo dello staff per ora di lavoro, o di un componente d’impianto)
Durate delle Attività: affligge i costi direttamente e tramite leve finanziarie
Dati storici sui costi: presi dagli archivi di progetti precedenti, stime commerciali e esperienza del PMT
Struttura di Contabilità aziendale: per assegnare i costi alle categorie classificate e definire il piano di revisione costi (tipo a centri di costo, ABC etc.)
Valutazioni Analogiche
Chiamate anche Top-Down Estimating, si basano dal ricavare stime di attività future da passate similmente a quanto descritto per le stime sui tempi; anche qui è fondamentalmente una estrapolazione da parte di esperti sulla base di dati storici dei valori
Modellizzazione Parametrica
Costruzione di modelli matematici semplici o complessi per valutare i costi; richiede una attenta data collection, VV&A[1] e scalabilità (possibilità di trattare grandi e piccoli progetti)
Bottom-up Estimating
Si stimano i costi a partire dalle voci relative ai singoli elementi di basso livello della WBS a salire; ovviamente tanto più dettagliato è il livello di partenza quanto più tempo/costi sono richiesti e tanto migliore è la precisione (bisogna pesare questi due fattori).
Strumenti Software
Sia i software di PM che tools di gestione e simulatori possono essere proficuamente utilizzati per migliorare la stima dei costi.
Stima dei Costi
Sono descrizioni più o meno dettagliate di tutti i costi/risorse richiesti per il progetto considerando sia componenti, che costo del lavoro, che materiali, equipaggiamenti, assicurazioni, riserve e oneri finanziari, essi vanno espressi normalmente in unità monetarie, tuttavia possono anche essere espressi in termini di ore se i costi relativi, sono equivalenti e se non vi possono essere incomprensioni.
Questa stima evolve durante il progetto e deve aumentare progressivamente la sua precisione, per esempio la AACE (American Association of Construction Engineering) ha identificato una progressione di 5 tipi di stima dei costi di costuzione: Ordine di Grandezza, Concettuale, Preliminare, Definitivo e di Controllo.
Dettagli di Supporto
Include riferimento dei costi al WBS, assunzioni, dati di riferimento utilizzati nonché stima delle varianze sulle ipotesi di costo (μ, σ)
Pianificazione per la gestione dei Costi
Questa pianificazione descrive come gestire la variabilità dei costi ed è una componente del piano generale del progetto.
| Budget |
Consiste nell' assegnare ogni costo ad un elemento individuale della WBS, e creare così la base di riferimento per il controllo dell’ andamento dei costi del progetto.
In Input si utilizzano le stime dei costi che vengono attibuite nel dettaglio agli elementi della WBS, tenendo presente la loro disposizione temporale (Project Schedule), tramite le tecniche di allocazione e stima dei costi, si procede quindi ad emettere una base di riferimento costi che ne riporta l'andamento per vari voci nel tempo, questo sarà uno dei principali PMB[2] da usarsi nel controllo del progetto.
| Controllo dei costi |
Questa attività mira a contenere e ridurre i costi durante lo sviluppo del progetto, identificare immediatamente cambi nei costi di progetto e supportare correzioni, nonché gestire i cambiamenti al progetto in corso di esecuzione sotto il profilo dei costi stessi.
Ovviamente è necessario un attento monitoraggio e una corretta imputazione dei costi, una continua correzione della base di riferimento dei costi (evitando di includervi cambiamenti non autorizzati) e tutta la gestione delle comunicazioni relative.
Ovviamente in Input si utilizza la base riferimento costi, i report di prestazione unitamente alle richieste di cambiamento, queste sono valutate sulla base della pianificazione definita per la gestione dei costi di progetto.
Sistema di Controllo per il Cambiamento dei Costi
Tutto il sistema di documentazione, procedure e autorizzazioni per i cambiamenti ai costi, da integrarsi ovviamente con il sistema integrato per il controllo dei cambiamenti di progetto
Performance Measurement
È molto importante identificare le cause dei cambiamenti e verificare la necessità di un intervento, si usano varie tecniche di rilevazione delle prestazioni basate sull'analisi dei costi sostenuti e/o dei guadagni conseguiti.
Planning Addizionale
Ovviamente può essere necessario sviluppare del planning addizionale per correggere i cambiamenti nei costi che portino a dilatare tempi o ridestinare risorse ad altre attività.
Software di Supporto
L' analisi dei costi è spesso supportata dall'impiego di programmi generali (i.e. SW per PM, Spreadsheets etc.) o da sistemi di contabilità interna aziendale o di progetto.
Revisione delle Stime dei Costi
Durante il progetto si procede ad una continua rifinitura delle stime relative ai costi, da comunicarsi ovviamente a tutti gli stakeholders.
Azioni Correttive
Tutte le attività necessarie a garantire il controllo da parte del PMT dei costi del progetto al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati, riportando i costi ai valori desiderati o contenendo aumenti incontrastabili.
Update al Budget
È possibile approvare cambiamati al budget ed alla base di riferimento dei costi di progetto, questo avviene normalmente solo se cambiano gli obiettivi, tuttavia bisogna sempre porre grande attenzione a garantire confrontabilità e validità alle basi, nuove e vecchie, di riferimento dei costi.
Proiezioni dei Costi al Completamento
EAC (Estimate at Completion) è una previsione del costo totale di progetto basata su proiezioni a partire dalla base riferimento costi.
Lezioni Apprese
Formalizzazione delle cause di cambiamento e delle analisi condotte su queste stime per definire azioni correttive.
Le Proiezioni dei Costi al Completamato (EAC = Estimate at Completion) possono basarsi su varie ipotesi; tra le piu' comuni si sottolineano:
1. Costi attuali più una nuova stima di tutto il rimanente lavoro: usato quando si rileva che le stime iniziali erano sbagliate o non sono più valide per cambi nelle condizioni al contorno;
2. Costi attuali più budget rimanente modificato da un performance factor (i.e.CPI*): usato quando si prevede che le variazioni attuali siano analoghe alle future;
3. Costi attuali più parte restante del budget Quando ci si aspetta che non vi siano più variazioni future.
* CPI=BCWP/ACWP:
Cost
Performance Index = Budgeted Cost of Work Performed / Actual Cost of Work
Performed