Cute FTP Pro

Gestione Integrata del Progetto

Quest'area della gestione di progetto ha per obiettivo un coordinamento tra i vari aspetti del progetto; in particolare:

o        Sviluppo del Piano Generale

Riunire i Risultati dei diversi Processi di Planning in un unico documento coerente e completo

o        Esecuzione del Piano del Progetto

Procedere nello sviluppo del Progetto attuando le attività impostate

o        Controllo dei Cambiamenti del Progetto

Coordinare i Cambiamenti Attraverso tutto il Progetto

Gestione degli Obiettivi di Progetto:  considerazioni

Introduzione alle “5 W”

Molti dei fallimenti di un progetto sono da imputare ad una pessima definizione iniziale degli obiettivi del progetto, è per questo che occorre chiedersi:

§         perché vogliamo realizzare il progetto

§         cosa è il progetto

§         di cosa ha bisogno il progetto

§         chi lavorerà al progetto

§         dove si svilupperà il progetto

Perché “come” non è tra i quesiti? Semplicemente perché la risposta, o meglio le risposte, si andranno a configurare nel tempo,variando al variare delle opportunità/minacce incontrate nelle diverse fasi.

La sequenza degli eventi: il perché è sempre il primo quesito

Essere abili nel comunicare i perché segna la differenza tra infondere entusiasmo o incoraggiare la mediocrità

Essere chiari e precisi: esempio “fotocopie”

Determinare il quando

Elementi da considerare per definire la deadlines:

Essere precisi – esempio orario per appuntamento

Essere rapidi

Essere coerenti (no favoritismi)

Infine che e dove

Usare i nomi per indicare le R.U.

Identificare luoghi e spazi (sale, sedi,etc)

Inserire alternative per ogni elemento

L’importanza dei milestones

Milestones di team e individuali

Cosa identifica un milestones

Pensa alla rovescia!


Piano generale di Progetto: Input, Output, Tools

Obiettivi Pratici dello Sviluppo del Piano Generale

Obiettivi della fase di Sviluppo sono:

o        Fornire una Guida per l'esecuzione di progetto

o        Documentare le Assunzioni relative alla Pianificazione

o        Documentare le decisioni di Planning relative a Scelte Alternative

o        Facilitare le Comunicazioni fra gli Stakeholders

o        Definire le revisioni di gestione in Contenuti, Estensione e Tempistica

o        Formulare un riferimento di base per la misura dell'avanzamento ed il controllo di Gestione

“Ciò che non è ancora apparso si previene facilmente: agisci prima che qualcosa sia; crea l’ordine prima che sia il disordine” (Lao-Tsu)

 

Input nello Sviluppo del Progetto Generale

o        Output di altri Planning

Tutti gli Output dei Processi di Planning sono Input per questa fase oltre alla Work BreakDown Structure (WBS), ai dettagli di Supporto ed a specifici input (i.e. Previsioni di Cash Flow)

o        Informazioni Storiche

L'uso di dati storici relativi a precedenti progetti deve essere disponibile per poter supportare la verifica delle ipotesi fatte

o        Politiche Organizzative

Tutte le policies formali ed informali di tutte le organizzazioni coinvolte

Per esempio: Quality Management (audit di processo, obiettivi per il continuo miglioramento), Personale (linee guide per assunzioni e licenziamenti, sistemi di valutazione del personale), Controllo Finanziario (Sistemi di report e di controllo, codici contabilità, provvigioni)

o        Vincoli

Tutti i Vincoli che limitano la capacità di azione (i.e. budget)

o        Ipotesi

Tutte le ipotesi fatte su fattori incerti: normalmente queste comportano l'assunzione di un certo livello di rischio

Tools per lo Sviluppo del Progetto Generale

o        Project Planning Methodology

Ogni approccio strutturato per guidare il Project Team nello sviluppo del progetto, può comprendere semplici templates e fogli elettronici oppure complessi modelli di simulazione, analisi del rischio su modelli di Montecarlo etc.

o        Stakeholder Skills e Esperienza

Ogni persona ha skills ed esperienze che possono essere utili al progetto e che debbono essere utilizzati durante lo sviluppo del progetto.

o        Project Management Information System (PMIS)

Sono i sistemi e le tecniche utilizzati per collezionare, integrare e disseminare gli output dei vari processi nel Project Management, normalmente  comprende sia sistemi manuali che automatizzati.

 

Output dello Sviluppo del Progetto Generale

o        Piano Generale del Progetto (Project Plan)

È un documento formale che è approvato ed è il riferimento per la gestione ed il controllo dell'esecuzione del progetto.

Deve venire distribuito secondo lo schema previsto dalle comunicazioni.

Comprende:

Contratto di Progetto

Strategie di PM per le varie aree

Obiettivi (deliverables, objectives)

Work Breakdown Structure

PMBs (Performance Measurement Baselines) per costi-tempi

Milestones e Target principali (tempi)

Staff (persone chiave o necessarie)

Rischi Critici (ipotesi, vincoli, reazioni)

Questioni aperte e decisioni in corso

Stima di Costi, Date Inizio e Responsabilità a livello del WBS per il controllo

Piani di Gestione Collegati (i.e. Scope & Schedule Management Plan)

 

 

o        Dettagli di Supporto

Normalmente Includono:

§         Output per gli altri processi di pianificazione non inclusi nel Project Plan

§         Informazioni addizionali o documentazione creata durante lo sviluppo.

§         Documentazione tecnica (specifiche, progetti etc.)

§         Documentazione sugli standard rilevanti

 

Questo materiale deve essere organizzato per facilitarne la consultazione.

Non c’è vento favorevole per chi non sa dove va (Seneca)

Performance Measurement Baseline(vedi pag.53 e pag.81)

Le Performance Measurement Baselines (PMBs) sono documenti fondamentali per il controllo del Progetto e la valutazione dell'avanzamento dei lavori.

Si tratta quindi di un Management Control che normalmente cambia solo saltuariamente ed a fronte di cambiamenti approvati ufficialmente nello scopo del progetto (al fine di garantire una salda base di riferimento per la valutazione dello stato del progetto).

Il Project Plan è come già detto un insieme di documenti che si prevede evolvano durante il progetto sulla base dell'affluire di nuove informazioni e funge da strumento per la visione d’insieme del progetto stesso.

Avanzamento nel Progetto

L’avanzamento deve essere misurabile secondo metriche individuate già nella fase di definizione del Piano Generale:

1.    Specifico dell'attività: i.e. metri di tubo installati o km di cavi stesi

2.    Ora Uomo: i.e. 200 ore di ingegneria elettrica, esso può essere espresso sia come ore effettive (Actual Man Hour) o Standard (Standard Man Hour)

3.    Valorizzazione Economica o Avanzamento Contabile

§         L'Avanzamento rappresenta il rapporto fra le quantità realizzate e quelle previste.

§         L'Avanzamento può essere espresso sia come tasso sia come valore cumulato

§         L'Avanzamento serve sia per esercitare un controllo sul progetto che a volte per regolarne il Cash Flow


Esecuzione del Piano Generale: Input, Output, Tools

In questa fase Project Manager e Project Team lavorano coordinando i vari gruppi tecnici ed organizzativi che compongono il progetto.

Input dell'Esecuzione del Piano Generale

o        Piano Generale del Progetto

Elementi chiave fra le componenti del Piano Generale ottenute durante lo sviluppo, sono ovviamente le PMBs, il piano gestione rischi, forniture e obiettivi.

o        Dettagli di Supporto

Ottenuti dalla Fase di Sviluppo

o        Politiche Organizzative

Tutte le policies formali ed informali di tutte le organizzazioni coinvolte influenzano l’esecuzione del progetto

o        Azioni Correttive

Si tratta del risultato dei vari processi di controllo e comprende tutte le azioni destinate a riportare in linea il progetto con i suoi obiettivi.

Strumenti per l'Esecuzione del Piano Generale

o        Skills nella Gestione Generale

Comprendono le capacità gestionali classiche quali leadership, capacità di comunicazione e di negoziazione.

o        Skills sul Prodotto ed Esperienza

Ovviamente il PMT (project management team) deve avere una buona base di conoscenza del prodotto in corso di sviluppo; vengono acquisiti tramite formazione o acquisizione del personale

o        Sistema di Autorizzazione del Lavoro

Sono le procedure formali per l'autorizzazione all'esecuzione dei lavori; ovviamente deve essere bilanciato il valore del controllo esercitato con il costo ed i tempi corrispondenti al sistema di controllo (i.e. autorizzazioni verbali vs. autorizzazioni scritte).

o        Meeting di Revisione

Sono meeting predefiniti per scambiare informazioni sul progetto. Ovviamente avvengono a livelli differenti e con cadenze specifiche (i.e. una volta la  settimana il project team e una al mese col cliente).

o        PMIS (Project Management Information System)

Sistemi di collection e diffusion dei dati del progetto

o        Procedure Organizzative

Procedure formali ed informali dell'organizzazione che sviluppa il progetto.

Output dell'Esecuzione del Piano Generale

o        Risultati del lavoro

Sono ovviamente i risultati dell’esecuzione del progetto e comprendono la consegna dei deliverables, la qualità del prodotto realizzato etc.

o        Cambi nelle richieste

Consentono di ridefinire il progetto stesso (estenderlo, modificare i costi ed i preventivi etc.) tendono ad essere completati al termine della conclusione dei vari lavori.

Controllo dei Cambiamenti del Progetto : Input, Output, Tools

Il controllo di eventuali cambiamenti è collegato con le tre seguenti possibilità

o        Influenzare i fattori che creano cambiamenti convenienti

o        Identificare i cambiamenti avvenuti

o        Gestione dei cambiamenti in corso

Ovviamente questo richiede:

o        Mantenere integri i PMBs: solo i cambiamenti degli obiettivi devono influenzare i PMBs.

o        Assicurare che i cambiamenti negli obiettivi del progetto siano integrati nei Rilevamenti dei cambiamenti degli obiettivi del progetto stesso

o        Coordinare i cambiamenti attraverso i diversi settori

Input per il Controllo dei Cambiamenti di Progetto

o        Piano Generale del Progetto

È la Guida per il confronto ed il controllo dei cambiamenti

o        Performance Reports

Permettono di valutare la prestazione del progetto e mettono in guardia circa possibili problemi futuri

o        Richieste di Cambiamento

Tutte le richieste formali ed informali (i.e. verbali, orali, interne ed esterne) che richiedano azioni correttive e/o modifiche nella pianificazione del progetto.

 

Controllo dei Cambiamenti di Progetto

Strumenti e tecniche per il controllo dei cambiamenti di progetto

 

Sistema di Controllo dei Cambiamenti

Comprende la documentazione che riporta tutte le procedure formalmente necessarie passo-passo per effettuare ogni possibile cambiamento.

Spesso esiste un CCB (Change Control Board) Responsabile per approvare o rifiutare le richieste di cambiamento, ovviamente le responsabilità del CCB devono essere ben definite dagli interessati al progetto.

Questo sistema deve includere anche procedure per cambiamenti attuabili senza preventiva autorizzazione per specifiche attività e/o categorie.

Gestione della Configurazione

Ogni documento utilizzato per attuare la direzione al controllo tecnico e amministrativo al fine di:

o        Identificare e Documentare le caratteristiche di un componente

o        Controllare cambiamenti in queste caratteristiche

o        Registrare e riferire il cambiamento ed il suo stato di avanzamento

o        Controllare le componenti ed il sistema per verificarne la conformità

Misurazione della Prestazione

Tecniche di misurazione della prestazione (i.e. valore guadagnato) per valutare l'effetto delle azioni correttive.

Planning Addizionale

Tutte le attività addizionali (i.e. nuova stima costi) necessarie per correggere il planning.

Project Management Information System

Sistemi informativi per il PM

Risultati del Controllo Cambiamenti di Progetto

Updates al Piano del Progetto

Ogni modifica al Piano Generale del Progetto o ai dettagli di supporto; questi risultati devono essere notificati e distribuiti agli stakeholders

Azioni Correttive

Azioni per garantire il controllo dei cambiamenti nel progetto

Lezioni Apprese

A fronte dei cambiamenti, delle discussioni e delle modifiche attuate e considerando i risultati ottenuti, è necessario documentare quanto appreso al fine di farlo diventare parte di un database storico sia per supportare il progetto corrente che altri progetti presenti e/o futuri.

Sarebbe sicuramente interessante un approfondimento sui temi delle Learning Organization e della Formazione Continua.