Processi

Data la natura dei progetti ogni azione, o mancata azione, comporta normalmente un effetto su molte altre azioni successive; siccome spesso sono in gioco fattori stocastici, incertezze etc., la valutazione delle conseguenze non è sempre immediata.

Si possono quindi identificare alcune componenti del Progetto al fine di analizzarlo più facilmente:

Definiamo i Processi dicendo che i Progetti sono composti di Processi.

Un Processo è una serie di azioni che porta ad un risultato.

Si possono definire due principali tipologie di processo:

o        Processi di Project Management: relativi alla presentazione e organizzazione delle attività del Processo

o        Processi Product-Oriented: relativi alla realizzazione del prodotto del Progetto.

Questi aspetti sono spesso sovrapposti (il processo di identificazione delle finalità del Progetto[PM Process]non può essere disgiunto dalla conoscenza di come creare il prodotto in essere [Product-Oriented process]).

La scelta di un SW di supporto alle attività di PM non è da sottovalutare, e occorre chiedersi:

1.    conosci l’uso del sw o hai bisogno di imparare. Se non si ha familiarità con il sw occorre spendere molto tempo rispetto alla durata e complessità del progetto.

2.    che confidenza ho con gli strumenti nformatici?

3.    sono l’unico a doverlo usare? considerare la complessità dell’uso di gruppo per gli input

4.    ha tutte le funzioni delle quali ho bisogno? Se ha bisogno di troppi add-ons per essere efficace, forse non è la soluzione ottimale.

5.    quanti progetti sviluppo all’anno? O quanto è complesso il progetto che gestisco?

6.    ho veramente bisogno di un PM sw o può bastarmi un groupware sw?

La Natura dei Processi

I processi sono fenomeni che richiedono normalmente:

o        Risorse Umane con competenze specifiche

o        Tempi affetti da aleatorietà

o        Presupposti tecnici e operativi

Siccome i progetti non sono ripetitivi risulta difficile identificare dei comportamenti tipo, senza una specifica esperienza nel settore applicativo.

L'attuazione di tecniche di analisi e di calcolo tuttavia permette di esprimere quantitativamente delle correlazioni fra i Processi e le Risorse rendendo più agevole il processo di Pianificazione e di riorganizzazione.

I Processi del Project Management possono essere organizzati in cinque gruppi:

o        Processi di Avviamento: Determinare che un progetto/fase può cominciare, farla avviare etc.

o        Processi di Pianificazione: Pianificare e organizzare uno schema di lavoro per raggiungere gli obiettivi.

o        Processi di Esecuzione: Coordinare uomini e risorse per sviluppare operativamente i piani.

o        Processi di Controllo: Misurare le prestazioni e monitorare la situazione per avere il polso della situazione e per controllare azioni correttive.

o        Processi di Chiusura: Formalizzare l'accettazione del progetto/fase sviluppata.

Interazione fra le Differenti Fasi:

Nella realtà il sistema è più complesso in quanto i gruppi interni alle varie fasi scambiano spesso direttamente informazioni con altri gruppi.

Spesso si adotta la tecnica rolling wave planning: pianificazione della sola fase corrente in dettaglio, con gia una bozza della successiva.

Le interazioni tra i gruppi o i singoli processi sono basati sul collegamento diretto di:

o        Input: documenti, materiali richiesti per iniziare il processo

o        Output: documenti, opere realizzate dal processo

o        Tools & Techniques: meccanismi che forniscono gli output a partire dagli input.

È fondamentale conoscere l'esistenza dei vari processi e delle varie tecniche anche se è ovvio che la multidisciplinarietà nei team del progetto permette a ciascuno di mantenere competenze tecniche specifiche.

2.1 AnalisiPreparativa

Attivare 1' organizzazione per cominciate le Fasi del Progetto

I Processi di Pianificazione: Core Processes

2.2 Pianificazione degli Obiettivi

Sviluppare un Documento riguardo agli Obiettivi del Progetto

2.3 Definizione degli Obiettivi

Suddividere gli Obiettivi e le Alternative Principali in deliverables

3.1 Definizione delle Attività

Identificare le attività da impostare per ottenere i deliverables

3.2 Sequenzializzazione delle Attività

Identificare e Documentare le Dipendenze e le Interazioni

3.3 Stima della Durata delle Attività

Stimare il numero dei periodi di lavoro richiesti dalle attività

3.4 Sviluppo dello Scheduling

Analizzare sequenze, durate ed obiettivi e creare scheduling

4.1 Pianificazione delle Risorse

Assegnare le Risorse ad Ogni attività

4.2 Stima dei Costi

Sviluppare una stima approssimativa dei Costi per attività

4.3 Budget dei Costi

Allocare i costi complessivi ai singoli lavori/settori

1.1 Sviluppo della Piano Generale

Riunire i Risultati dei Diversi Processi di Planning in un Unico Documento Coerente e Completo

I Processi di Pianificazione: Facilitating Processes

5.1 Pianificazione della Qualità

Identificare quali standards sono qualificanti per il progetto e gli strumenti per attuarli

7.1 Pianificazione delle Comunicazioni

Determinare le esigenze e i mezzi di comunicazione con gli stakeholders

8.1 Identificazione dei Rischi

Identificare i rischi che possono affliggere il Progetto e documentarsi sulle loro caratteristiche

8.2 Quantificazione dei Rischi

Valutare i Rischi e le loro Interazioni e fare una stima sul loro impatto sul progetto

8.3 Sviluppo di Soluzioni per i Rischi

Definire Procedure e attività per affrontare i Rischi di Progetto

9.1 Pianificazione dei Contratti dei Fornitori

Determinare cosa acquisire e quando

9.2 Pianificazione dell'acquisizione delle Proposte

Documentarsi su specifiche componenti e identificare potenziali fornitori

6.1 Pianificazione dell'Organizzazione di Progetto

Assegnazione dei ruoli di Progetto, delle Responsabilità, delle metodologie di report e identificazione documentazione e modulistica

6.2 Assunzione dello Staff

Procurarsi le Risorse Umane per Condurre a termine il Progetto

1.2 Esecuzione del Piano del Progetto

Procedere nello sviluppo del Progetto attuando le attività Impostate

2.4 Verifica degli Obiettivi

Formalizzare l'accettazione degli Obiettivi del Progetto

5.2 Attuazione di Politiche di Qualità

Controllare il rispetto del livello qualitativo ed applicare azioni correttive

6.3 Sviluppo dei Team di Lavoro

Sviluppare Capacità Individuali e di Gruppo per migliorate il Progetto

7.2 Distribuzione dell'Informazione

Distribuire le informazioni utili ai clienti ed a tutti gli stakeholders

9.3 Acquisizione di offerte e Proposte

Acquisire Offerte, Proposte etc. secondo le esigenze

9.4 Selezione dei Fornitori

Scegliere i Fornitori tra i potenziali individuati

9.5 Gestione dei Contatti e Amministrazione

Gestire i Contatti con i Fornitori

1.3 Controllo dei Cambiamenti del Progetto

Coordinare i Cambiamenti Attraverso tutto il Progetto

2.5 Controllare dei Cambiamenti sugli Obiettivi

Controllare l'evoluzione degli Obiettivi finali

3.5 Controllo dello Scheduling

Controllare il rispetto dello Scheduling

4.4 Controllo dei Costi

Controllare i cambi nel Budget

5.3 Controllo di Qualità

Monitoraggio continuo di parametri per valutare il Livello di Qualità ed impostare Politiche Correttive nei Confronti delle non Conformità

7.3 Report Continuo sulle Prestazioni Misurate

Raccolta e Distribuzione dei Risultati dei Contatti

8.4 Controllo delle Contromisure Attuate per i Rischi

Adattare la Gestione Rischi durante la vita del Progetto

7.4 Chiusura Amministrativa della Documentazione

Sviluppo e distribuzione della Documentazione relativa al completamento delle diverse fasi

9.6 Chiusura del Contratto

Chiusura dei termini conttrattuali e risoluzione punti in sospeso