Project Management: definizioni

Essi hanno in comune limiti sulle risorse, necessità di pianificazione esecuzione e controllo, sviluppo da parte di personale.

Tuttavia le operazioni sono un qualche cosa di continuativo e ripetitivo, mentre i progetti sono unici e temporanei.

Diciamo quindi che “Un progetto è una serie di attività temporanee e mirate alla creazione un nuovo unico prodotto servizio” (Project Management Institute ‘96).

o L'insieme di tutte le attività richieste per raggiungere un definito obiettivo realizzativo non continuo, né ricorrente, ottenuto mediante coordinamento di rapporti specializzati, e controllando, durante tutto il periodo di realizzazione che l'obiettivo sia raggiunto a condizioni predeterminate (G.F. Aragozzini);

o Una combinazione di risorse umane e non, riunite in una organizzazione temporanea per raggiungere un obiettivo definito con risorse limitate (Project Management Institute ‘87);

o Un processo temporaneo finalizzato alla produzione di una o più unità di un unico prodotto o servizio le cui caratteristiche sono elaborate progressivamente (Project Management Institute ‘92);

Per questi motivi è indispensabile ricorrere alle tecniche di Project Management per raggiungere gli obiettivi di progetti complessi.

I progetti possono riguardare una sola divisione di una struttura o svilupparsi tra società, essere sviluppati da una sola persona o da migliaia, richiedere poche centinaia di ore oppure esigerne decine di milioni.

Un impianto chimico comincia con la definizione delle caratteristiche del processo.

Queste specifiche sono usate come supporto per progettare le parti principali dell’impianto.

Queste basi sono utilizzate per la progettazione ingegneristica del processo, delle componenti meccaniche delle unità impiantistiche e dei servizi ausiliari e di stabilimento, oltre che per lo sviluppo dei disegni costruttivi.

Durante la costruzione questi disegni sono interpretati ed adattati sulla base delle necessità e le modifiche sono apportate di conseguenza.

Durante i test, l'avviamento ed il collaudo sono condotte ulteriori elaborazioni delle caratteristiche e sono operate tarature e rifiniture definitive.

I progetti si possono differenziare in molte tipologie, tuttavia esiste una chiara differenza fra progetti interni all'azienda e progetti di fornitura a terzi, nei primi si definisce normalmente sponsor l'insieme di persone che promuovono lo sviluppo del progetto (normalmente parte della direzione aziendale o della proprietà), mentre nei secondi la controparte è il cliente/committente.

R&D, BPR (Business Process Re-engineering), riorganizzazioni, ristrutturazioni, installazione nuovi sistemi (i.e. introdurre un dBase gestione commesse), procedure (i.e. certificarsi ISO14001) e realizzazione di nuovi impianti (i.e. costruire un magazzino in Porto), etc..

Affermeremo che un progetto ha avuto successo se questo ha raggiunto i suoi obiettivi nel tempo che si era previsto e rimanendo nei limiti del budget che gli era stato assegnato.

Definito l'obiettivo di un progetto, esistono infinite modalità di conseguirlo, poiché il progettista dispone di numerose alternative sia in fase di impostazione sia di realizzazione.

Evidentemente, a diverse soluzioni corrispondono altrettante valutazioni da parte del Committente.

o Requisiti tecnici:ovvero i prodotti o risultati del progetto, misurati in quantità e qualità.

Si può raffigurare ogni diversa versione del progetto come un punto nello spazio tridimensionale in figura.

Poiché i suddetti elementi si influenzano a vicenda (per esempio, se si aumenta la qualità aumentano i costi e i tempi), si adottano i seguenti indici di valutazione:

misura il "guadagno" derivato dall'attuazione del progetto, riferito all'intero ciclo di vita.

Per PM s’intende l'applicazione dell'approccio sistemico alla gestione di attività tecnologicamente complesse o di progetti i cui obiettivi sono esplicitamente fissati in termini di parametri di tempo, costo e performance (Cleland & King 1988).

Pianificare organizzare dirigere e controllare le risorse dell'azienda per un obiettivo relativamente di breve termine, che è stato fissato per portare a termine traguardi ed obiettivi specifici. Inoltre il PM utilizza l'approccio sistemico alla gestione mediante l'assegnazione di personale di funzione (gerarchia verticale) ad uno specificato progetto (gerarchia orizzontale).

Istituire un comitato non significa attuare il PM. Quasi tutto ciò che caratterizza i comitati è esattamente ciò che pregiudica la buona realizzazione del PM. Un comitato è orientato alle raccomandazioni; un progetto è orientato ai risultati.

Designare un Project Manager non significa di per sè costituire un Progetto . (Martin 1976).

Il processo mediante il quale le persone cercano di guidare un progetto per raggiungere traguardi prestabiliti, nel rispetto di vincoli temporali.

Questo processo coinvolge elementi di pianificazione, monitoraggio, analisi, problem solving e comunicazione.

I sistemi automatizzati di PM aiutano i manager a mantenere gli elementi di controllo in particolare per progetti di grandi dimensioni, complessi, che implicano la gestione di una elevata quantità di dati.

Con l'aiuto di questi sistemi ed il supporto di servizi di PM, i manager sono meglio in grado di fissare il loro piano, di valorizzare regolarmente lo stato del progetto rispetto al piano e di sostenere possibili linee di azione alternative.

( Decision Technologies Division della Electronic Data System Corporation - General Motors)

Per quanto lungo possa essere un progetto (anche decine di anni) esso è comunque una attività finalizzata con un termine e non uno sforzo continuativo.

Spesso il Progetto è finalizzato alla realizzazione di attività continuative che sopravvivono ovviamente al progetto stesso (i.e. progetto di un nuovo tipo di prodotto) ed hanno natura continuative.

I progetti hanno finestre temporali limitate in cui sono attuabili per vincoli fiscali, di risorse o di mercato.

Il progetto consiste nello sviluppare un qualche cosa di unico (mai sviluppato prima); se talvolta la categoria è molto ampia (i.e. una centrale elettrica) questo non significa che ogni realizzazione sia identica alla precedente.

Siccome ogni progetto è unico (e vedremo come sia utile aumentare la ripetibilità senza cambiarne la natura) è necessario che sia elaborato progressivamente.

Per elaborato si intende studiato nel dettaglio e con cura, mentre per progressivamente si vuole intendere procedendo per passi concatenati successivi.

Il termine Project Management risulta di uso estremamente comune in tutto il mondo, perciò utilizzeremo comunemente questa denominazione.

Applicazione della Conoscenza, Esperienza, Capacità, Strumenti e tecniche per progettare attività col fine di soddisfare le specifiche, le esigenze e le aspettative di un Progetto .

Il raggiungimento/superamento degli obiettivi richiede di compensare fattori contrapposti:

Elevatissima influenza sui costi di Progetto, opera su una configurazione di progetto solo impostata ed in corso di definizione, richiede capacità d'inventiva e creatività;

Elevata influenza sui costi di Progetto , opera su una configurazione di progetto dettagliata ancora in corso di definizione e richiede capacità analitiche;

Ha una diretta influenza sui costi di Progetto che tendono a diminuire rapidamente, opera su una configurazione congelata e richiede capacità gestionali;

Ridotta influenza sui costi, configurazione fissa, richiede capacità gestionali.

La metodologia per la gestione dei progetti è articolata in un ciclo di quattro fasi, che saranno presentate nel seguito[1].

o Rilevazione avanzamento: la misurazione periodica dello stato di avanzamento del progetto.

o Analisi scostamenti: il confronto fra quanto previsto e quanto realizzato, l'analisi delle cause di discrepanza e le decisioni...che portano ad una nuova Pianificazione....

Il processo è ciclico e non sequenziale, in quanto è improbabile che le cose vadano fino alla fine come previsto nel piano originario: gli imprevisti sono all'ordine del giorno e possono riguardare assenze di personale, mancanza di materiali, errori di progettazione, modifica delle esigenze del cliente, guasti tecnici, errate stime sulla durata,......

Pertanto, il compito del Project Manager non si esaurisce con la stesura del piano, ma prosegue ininterrotto per l'intera durata del progetto.

E' il metodo che permette alle persone ordinarie di fare cose straordinarie.

(Webb)

II Project Life Cycle permette di definire i contorni del progetto ed eventuali link ad attività correnti o destinate a proseguire dopo il completamento del progetto.

II Project Life Cycle deve definire entità e deliverables[2] di ciascuna fase e può essere più o meno dettagliato.

o Costi e Staff richiesti all'inizio risultano ridotti rispetto alle fasi intermedie e crollano poi nella fase terminale

o Le probabilità di Successo sono basse all'inizio del progetto e tendono ad aumentare nel corso dello stesso.

o L'influenza dei Clienti nel determinare cambiamenti e costi del prodotto diminuisce nel corso del progetto ed il costo di eventuali modifiche aumenta progressivamente.

La “curva a S” o “curva Logistica” rappresenta spesso l’andamento cumulativo del progetto (in termini di costi, avanzamento lavori etc.). Essa ovviamente corrisponde all’integrazione delle curve d’impiego delle risorse nel tempo che corrispondono invece a curve a campana.

Anche la pianificazione è un processo soggetto a verifiche e a possibili variazioni. La frequenza della ripianificazione deve essere inferiore alla durata del periodo temporale analizzato: in questo modo si evidenziano le differenze introdotte tra i due plan, che sono il nuovo scenario sul quale sviluppare le variazioni future.

Rappresentazione di Morris del Life Cycle (solita per progetti di costruzione)

[1] PDCA: CICLO DI DEMINGS

[2] prodotti della fase

[3] dipartimento della difesa USA

[4] “pietra miliare”, determinazione temporale di un obiettivo specifico

Definizioni

Concetti Generali